Mỗi ngày có khá nhiều công việc cần phải làm, không hệ thống cũng như là kiểm soát được những việc chưa làm hay là đã làm sẽ dẫn đến tình trạng rối bù, không biết được là mình giải quyết công việc đến đâu. Vì vậy thì các bạn nên đưa ra danh sách những công việc cần làm và dựa vào đó để thực hiện cũng như theo dõi tiến độ hoàn thành công việc. Checklist là khái niệm để chỉ việc làm đó. Hãy cùng Giaiphapdonggoi.net tìm hiểu về Checklist là gì nhé!
Mục Lục [Ẩn]
1. Checklist là gì?
Checklist là gì?
Checklists (danh sách kiểm tra), Control Lists (danh sách kiểm soát) hoặc Verification Lists (danh sách xác minh) là các định dạng được thiết kế để thực hiện các hoạt động lặp đi lặp lại, để xác minh danh sách các yêu cầu hoặc để thu thập dữ liệu một cách có trật tự và có hệ thống. Chúng được sử dụng để kiểm tra có hệ thống các hoạt động hoặc sản phẩm đảm bảo rằng công nhân hoặc người kiểm tra không quên bất kỳ điều gì quan trọng.
Danh sách kiểm tra là danh sách các mục bạn cần xác minh, kiểm tra hoặc thanh tra. Danh sách kiểm tra được sử dụng trong mọi lĩnh vực có thể tưởng tượng được - từ việc kiểm tra tòa nhà đến các ca phẫu thuật y tế phức tạp.
2. Công dụng chính của checklist
.jpg)
Công dụng chính của checklist
- Xác minh sự phát triển của các hoạt động trong đó điều quan trọng là không được quên bất kỳ bước nào, hoặc nơi các nhiệm vụ phải được thực hiện với một trình tự đã thiết lập.
- Kiểm tra và ghi lại những điểm đã được kiểm tra.
- Kiểm tra việc thực hiện đúng các tiêu chuẩn hoặc quy trình.
- Thu thập thông tin để phân tích nơi xảy ra các sự cố và sự không phù hợp. Giúp kiểm tra nguyên nhân của các khuyết tật.
- Xác minh các thông số kỹ thuật của sản phẩm.
- Thu thập dữ liệu để phân tích sâu hơn.
Tóm lại, những danh sách này thường được sử dụng để thực hiện kiểm tra và thanh tra định kỳ, và để đảm bảo rằng người lao động không quên bất cứ điều gì trong công việc hàng ngày của mình.
Ưu điểm của việc sử dụng danh sách kiểm tra là nó cho phép bạn hệ thống hóa các hoạt động và kiểm soát lặp đi lặp lại mà chúng ta phải thực hiện và sau này nó có thể được sử dụng như một bản ghi các công việc mà chúng ta đã thực hiện hàng ngày.
3. Làm thế nào để sử dụng một checklist?
Điều quan trọng là danh sách kiểm tra của bạn phải được viết rõ ràng và nó có thể bao gồm tất cả thông tin mà bạn có thể cần trong quá trình phát triển các nhiệm vụ của mình.
Ở đây bạn có một danh sách với những thứ mà một danh sách kiểm tra nên bao gồm:
- Những thứ phải được kiểm soát, đo lường hoặc xác minh.
- Các tiêu chí về sự phù hợp và sự không phù hợp tiềm ẩn (điều gì là đúng và điều gì là sai).
- Tần suất phải kiểm tra: tần suất kiểm tra.
- Ai thực hiện nhiệm vụ hoặc xác minh.
- Các thủ tục, quy cách và quy tắc áp dụng trong các hoạt động được kiểm tra.
Ngoài ra, chúng ta nên có không gian để viết lời cảm ơn, để cho phép người lao động viết bất kỳ quan sát nào và để có được thông tin sơ bộ về những lý do có thể đã gây ra bất kỳ sự bất đồng nào.
Mặt khác, cũng có thể sử dụng danh sách kiểm tra để thu thập dữ liệu, có thể sử dụng nó để xây dựng biểu đồ, biểu đồ hoặc sơ đồ để kiểm soát sự phát triển của một đối tượng địa lý hoặc hoạt động. Chúng cũng có thể được sử dụng để báo cáo tình trạng hoạt động hàng ngày.
4. Các bước để tạo một checklist nghiêm ngặt và đáng tin cậy
Các bước để tạo một checklist nghiêm ngặt và đáng tin cậy
Không có danh sách kiểm tra hoàn hảo, nhưng nếu bạn làm theo các bước đơn giản sau, bạn sẽ đi đến một danh sách kiểm tra nghiêm ngặt và đáng tin cậy. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng iPad và iPhone tuyệt vời của chúng tôi để quản lý danh sách kiểm tra cũng như kết quả kiểm tra và thanh tra.
Làm cho mỗi mục rõ ràng và ngắn gọn.
Điều quan trọng là mỗi mục trong danh sách kiểm tra của bạn phải được người sử dụng danh sách kiểm tra dễ hiểu. Danh sách kiểm tra là gì nếu không ai có thể hiểu được nó? Mỗi mục cũng nên ngắn gọn để đảm bảo nó dễ sử dụng nhất có thể.
Nhóm các mặt hàng của bạn theo danh mục.
Danh sách kiểm tra ngắn không cần danh mục, nhưng danh sách dài hơn có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm tay. Bằng cách sắp xếp các mục của mình theo danh mục, bạn có thể nhanh chóng điều hướng đến phần của danh sách kiểm tra mà bạn đang thực hiện. Đừng sắp xếp quá mức và đảm bảo sử dụng các tên danh mục đơn giản để đảm bảo bạn có thể nhanh chóng tìm thấy mục trong danh sách kiểm tra mà bạn đang tìm kiếm.
Làm cho mỗi mục có thể hành động.
Cái này rất quan trọng. Sức mạnh của danh sách kiểm tra là bạn có thể thực hiện hành động đối với từng mục và đảm bảo bạn đang đáp ứng mục đích của mục đó. Nếu các mục trong danh sách kiểm tra của bạn quá mơ hồ hoặc mơ hồ, bạn sẽ đánh dấu vào ô đó, nhưng liệu bạn đã thực sự hoàn thành nó chưa? Nói những thứ như “Kiểm tra lối ra an toàn” là quá mơ hồ, bạn nên thử chia nó thành các mục nhỏ hơn, chẳng hạn như “Kiểm tra lối ra an toàn có chướng ngại vật không”, “Kiểm tra biển báo lối thoát an toàn có sáng không”, “Kiểm tra cửa thoát hiểm an toàn có mở đúng cách không” … Bằng cách chia nhỏ các mục thành hành động, bạn làm cho danh sách kiểm tra của mình trở nên mạnh mẽ hơn nhiều.
Đừng bỏ qua bất cứ thứ gì trong danh sách.
Mục đích của danh sách kiểm tra là gì nếu bạn bỏ qua câu hỏi hoặc danh mục? Điều quan trọng là danh sách kiểm tra của bạn được sử dụng đầy đủ mỗi lần, nếu bạn thấy mình bỏ qua các câu hỏi, bạn nên hỏi xem danh sách kiểm tra có được định dạng đúng cho mục đích của bạn hay không.
Đảm bảo rằng các ghi chú, bằng chứng hoặc các kết quả khác của bạn được sử dụng để cải thiện hiệu suất.
Một số danh sách kiểm tra chỉ là các hộp đánh dấu để hoàn thành, nhưng bạn chắc chắn có thể có các danh sách kiểm tra phong phú hơn cho phép bạn xác định các mục tiếp theo. Đối với mỗi mục, bạn có thể trả lời khẳng định (có), phủ định (không), không áp dụng (n / a) hoặc đánh dấu là chưa hoàn thành. Bạn cũng nên ghi chú lại những gì có thể được cải thiện. Nếu có thể, bằng chứng bằng hình ảnh, video hoặc âm thanh sẽ làm tăng thêm các phát hiện trong danh sách kiểm tra của bạn. Cuối cùng, bạn luôn có thể xác định các bước tiếp theo để sửa bất kỳ mục nào bạn gặp sự cố. Và hãy nhớ rằng, một danh sách kiểm tra phải liên tục được cải thiện khi bạn sử dụng nó.
Vì vậy, một danh sách kiểm tra là gì? Đó chắc chắn không phải là một danh sách các câu hỏi đơn giản, một danh sách kiểm tra là một số chi tiết các mục ngắn gọn và có thể hành động được, có thể được sử dụng nhiều lần để xác định các điểm yếu hoặc sai sót trong quy trình của bạn và đảm bảo bạn luôn nắm được các chi tiết khó hiểu đó.
Trên đây là những thông tin về checklist mà Giaiphapdonggoi.net đã cung cấp đến bạn. Chúc may mắn với các cuộc kiểm toán, xác minh và danh sách kiểm tra của bạn.
Xem thêm các bài viết cùng chủ đề:
- CFO là gì? Công việc, trình độ, đặc điểm và kỹ năng của CFO
- Các loại bảo hiểm bắt buộc cho người đi làm hiện nay
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét